Varstvo osebnih podatkov pri izvajanju storitev

Obvestilo vadečim, pacientom, naročnikom, plačnikom, svojcem in drugim kontaktnim osebam

Zadnja posodobitev: 3. avgust 2026

1. Upravljavec spletnega mesta

Upravljavec osebnih podatkov je:

FIZAKTIV, vadba za onemogle na domu, d.o.o.
Na klancu 16
1295 Ivančna Gorica

Matična številka: 8097976000
Identifikacijska številka za DDV: SI18004962
Telefon: 040 161 555
E-pošta: vadba@fizaktiv.si

Za vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov ali uveljavljanje svojih pravic se lahko obrnete na vadba@fizaktiv.si.

2. Na koga se obvestilo nanaša?

Storitve lahko naroči in plača vadeči sam ali druga oseba, na primer njegov otrok, svojec, skrbnik ali druga pooblaščena oseba.

Zato razlikujemo med:

• vadečim oziroma pacientom, ki prejema storitev;
• naročnikom, ki se dogovarja za začetek in organizacijo storitve;
• plačnikom, ki poravnava opravljene storitve;
• kontaktno osebo, s katero se usklajujejo termini;
• zakonitim zastopnikom, skrbnikom ali pooblaščencem, kadar je to potrebno.

Ista oseba lahko nastopa v več vlogah.

3. Katere podatke obdelujemo?

Glede na vrsto storitve in vlogo posameznika lahko obdelujemo:

Identifikacijske in kontaktne podatke

• ime in priimek;
• naslov prebivališča oziroma lokacijo izvajanja storitve;
• telefonsko številko;
• elektronski naslov;
• podatke zakonitega zastopnika, skrbnika ali pooblaščenca.

Podatke o naročanju in izvedbi storitev

• želeni obseg in vrsto storitve;
• razpoložljivost in dogovorjene termine;
• datum in čas izvedenih oziroma odpovedanih obiskov;
• dodeljenega terapevta;
• komunikacijo o organizaciji storitev.

Podatke za obračun

• podatke naročnika in plačnika;
• naslov za izdajo računa;
• podatke o izvedenih terminih;
• dogovorjeno ceno in morebitna doplačila;
• podatke o računih in plačilih.

Podatke o zdravju in obravnavi

Kadar je to potrebno za varno in strokovno izvedbo storitve, lahko obdelujemo:

• podatke o zdravstvenem stanju in diagnozah;
• podatke o poškodbah, operacijah in hospitalizacijah;
• podatke o zdravilih, alergijah, kontraindikacijah in drugih tveganjih;
• zdravstvene izvide, ki nam jih posreduje vadeči ali pooblaščena oseba;
• podatke o gibljivosti, moči, ravnotežju, hoji in funkcionalnih sposobnostih;
• anamnezo, terapevtsko oceno, načrt obravnave in zapise o napredku;
• strokovne ugotovitve in priporočila terapevta.

Fotografije in videoposnetke

Fotografije ali kratki videoposnetki se izdelajo le izjemoma, kadar so koristni za spremljanje napredka ali strokovni posvet, in praviloma samo na podlagi ločene izrecne privolitve vadečega oziroma njegovega zakonitega zastopnika.

Zavrnitev fotografiranja ali snemanja ne vpliva na možnost prejemanja osnovne storitve.

4, Od kod pridobimo podatke?

Podatke lahko pridobimo:

• neposredno od vadečega;
• od naročnika ali plačnika;
• od svojca, skrbnika, zakonitega zastopnika ali pooblaščenca;
• iz dokumentacije, ki nam jo prostovoljno posredujete;
• od drugega zdravstvenega delavca ali izvajalca, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga ali pooblastilo;
• med samo strokovno obravnavo.

Če podatke o vadečem najprej posreduje druga oseba, vadečega oziroma njegovega zakonitega zastopnika z obdelavo seznanimo najpozneje ob prvem neposrednem stiku, razen kadar zakon določa drugače.

Oseba, ki nam posreduje podatke drugega posameznika, naj posreduje samo podatke, ki so potrebni za dogovor in varno izvedbo storitve.

5. Zakaj podatke potrebujemo?

Podatke obdelujemo za naslednje namene:

Obravnava povpraševanja in organizacija storitve

Podatke potrebujemo za preverjanje možnosti izvedbe, določitev primernega terapevta, pripravo urnika, usklajevanje terminov in komunikacijo z vadečim, naročnikom ali kontaktno osebo.

Pravna podlaga je izvedba naročene storitve oziroma izvedba potrebnih ukrepov na zahtevo posameznika pred začetkom storitve. Kadar je naročnik druga oseba kot vadeči, lahko nujne organizacijske podatke obdelujemo tudi zaradi zakonitega interesa, da naročeno storitev pravilno in varno organiziramo.

Varna in strokovna priprava na obravnavo

Predhodna anamneza in drugi pomembni zdravstveni podatki so potrebni, da lahko terapevt:

• oceni, ali je storitev za vadečega primerna;
• prepozna tveganja in kontraindikacije;
• izbere ustrezen pristop in terapevta;
• se ustrezno pripravi na prvi obisk;
• prepreči nastanek škode ali poslabšanje zdravstvenega stanja.

Če nam vadeči oziroma pooblaščena oseba ne zagotovi dovolj podatkov za varno pripravo, storitve ne moremo izvesti oziroma jo moramo prestaviti do pridobitve potrebnih informacij.

Pri zdravstveni obravnavi se podatki o zdravju obdelujejo, ker je to potrebno za zagotavljanje zdravstvene oskrbe oziroma obravnave in na podlagi predpisov, ki urejajo zdravstveno dejavnost, pacientove pravice ter zdravstveno dokumentacijo.

Izvajanje in dokumentiranje strokovne obravnave

Podatke uporabljamo za načrtovanje obravnave, izvajanje storitev, spremljanje napredka, zagotavljanje kontinuitete obravnave ter pripravo strokovnih priporočil.

Strokovno posvetovanje

Dodeljeni fizioterapevti oziroma drug strokovni izvajalec se lahko zaradi varnosti in koristi vadečega v potrebnem obsegu posvetuje z drugim pooblaščenim strokovnim članom ekipe.

Posvetovanje je omejeno na podatke, ki so potrebni za strokovno vprašanje. Fizioterapevti in drugi strokovni sodelavci so zavezani k poklicni molčečnosti oziroma varovanju zaupnih podatkov.

Evidentiranje opravljenih terminov in izdajanje računov

Podatke uporabljamo za vodenje evidence izvedenih storitev, pripravo mesečnega zbirnega računa, spremljanje plačil ter izpolnjevanje računovodskih in davčnih obveznosti.

Varovanje pravic in reševanje sporov

Določene podatke lahko hranimo in uporabimo zaradi dokazovanja izvedbe storitev, obravnave reklamacij, izterjave neplačanih obveznosti ali obrambe pred pravnimi zahtevki.

Fotografije in videoposnetki

Fotografije in videoposnetke za spremljanje napredka ali interni strokovni posvet uporabljamo samo za namen, s katerim je bil vadeči predhodno seznanjen.

Za javno objavo na spletni strani, družbenih omrežjih, v oglasih ali predstavitvah vedno pridobimo dodatno, ločeno privolitev.

6. Kdo ima dostop do podatkov?

Do podatkov lahko dostopajo samo osebe, ki jih potrebujejo za svoje delo.

Administracija

Pooblaščeni zaposleni v administraciji zbirajo in urejajo:

• kontaktne podatke;
• podatke za organizacijo terminov;
• podatke naročnika in plačnika;
• podatke za pripravo računov;
• osnovne podatke, potrebne za dodelitev ustreznega terapevta.

Terapevti in strokovna ekipa

Dodeljeni terapevt ima dostop do podatkov, ki jih potrebuje za pripravo in izvajanje varne strokovne obravnave.

Drug član strokovne ekipe se lahko s podatki seznani samo, kadar je to potrebno zaradi nadomeščanja, nadaljevanja obravnave ali strokovnega posveta.

Plačnik

Če plačnik ni hkrati vadeči, lahko prejme podatke, ki so potrebni za preverjanje in plačilo računa, zlasti:

• datum in čas izvedenega termina;
• vrsto oziroma trajanje obračunane storitve;
• ceno in podatke o plačilu.

Plačnik samo zato, ker plačuje storitev, ni upravičen do informacij o diagnozi, zdravstvenem stanju, vsebini obravnave ali napredku vadečega.

Takšne informacije mu lahko posredujemo le, če vadeči to dovoli, če je plačnik njegov zakoniti zastopnik oziroma skrbnik ali če obstaja druga ustrezna pravna podlaga.

7. Elektronska dobavnica

Elektronska dobavnica oziroma evidenca izvedenih obiskov vsebuje samo podatke, potrebne za evidentiranje in obračun storitve:

• ime in priimek stranke;
• naslov izvedbe storitve;
• datum in uro termina.

V elektronsko dobavnico se ne vpisujejo diagnoze, anamneza, zdravstveni izvidi, terapevtske ugotovitve ali drugi podrobni zdravstveni podatki.

8. Interna komunikacija

Za interno usklajevanje urnikov in dela lahko pooblaščeni zaposleni uporabljajo zaprte službene skupine v komunikacijskih orodjih zunanjih ponudnikov.

V teh skupinah se sme deliti samo najmanjši obseg podatkov, ki je potreben za organizacijo dela, na primer:

• interna oznaka ali ime vadečega, kadar je to nujno;
• okvirna lokacija obravnave;
• datum in čas termina;
• splošna organizacijska informacija;
• informacija o dodeljenem ali nadomestnem terapevtu.

Prek komunikacijsskih orodij se ne pošiljajo:

• celotne anamneze;
• podrobne diagnoze;
• zdravstveni izvidi;
• terapevtska poročila;
• fotografije ali videoposnetki vadečih;
• drugi zdravstveni podatki, ki niso nujni za organizacijo dela.

9. Zunanji izvajalci in drugi prejemniki

Podatke lahko v potrebnem obsegu obdelujejo tudi naši pogodbeni izvajalci, kot so:

• računovodski servis;
• ponudnik elektronske dobavnice oziroma sistema za evidence;
• ponudnik spletnega gostovanja, elektronske pošte in informacijske podpore;
• ponudniki varnostnega kopiranja in hrambe podatkov;
• ponudniki telekomunikacijskih in komunikacijskih storitev;
• pravni ali drugi strokovni svetovalci, kadar je to potrebno.

Pogodbeni obdelovalci lahko podatke uporabljajo samo za dogovorjene storitve in v skladu z našimi navodili oziroma veljavno zakonodajo.

Podatke lahko posredujemo tudi sodiščem, davčnim organom, nadzornim organom ali drugim pristojnim institucijam, kadar to zahteva zakon.

Osebnih podatkov ne prodajamo.

10. Kako dolgo hranimo podatke?

Podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kot zahtevajo predpisi.

Praviloma veljajo naslednja merila:

• povpraševanja, ki ne vodijo v sodelovanje: do šest mesecev po zaključku komunikacije;
• podatki o terminih, komunikaciji in izvedbi storitev: praviloma do pet let po zadnji storitvi oziroma dlje, če poteka odprt postopek ali spor;
• računi in računovodska dokumentacija: najmanj deset let po poteku leta, na katero se nanašajo;
• zdravstvena in terapevtska dokumentacija: v rokih, ki veljajo za posamezno vrsto zdravstvene dokumentacije oziroma glede na potrebo po kontinuiteti obravnave, varstvu pacientovih pravic in zakonskih obveznostih izvajalca;
• podatki, ki se obdelujejo na podlagi privolitve: do preklica privolitve oziroma do izpolnitve namena;
• fotografije in videoposnetki: do zaključka namena, za katerega so bili izdelani, oziroma do preklica privolitve, če ni druge zakonite podlage za hrambo.

Po poteku roka podatke varno izbrišemo, anonimiziramo ali uničimo.

11. Ali morate zagotoviti podatke?

Kontaktne in organizacijske podatke je treba zagotoviti, če želite naročiti in izvesti storitev.

Za fizioterapevtsko oziroma drugo strokovno obravnavo je treba zagotoviti tudi resnične in dovolj popolne podatke o zdravstvenem stanju, ki so pomembni za varno pripravo in izvedbo.

Brez teh podatkov storitve morda ne bomo mogli sprejeti, načrtovati ali varno izvesti.

Privolitev za fotografiranje, snemanje ali javno objavo ni pogoj za izvedbo osnovne storitve.

12. Vaše pravice

V zvezi s svojimi osebnimi podatki lahko pod pogoji iz zakonodaje zahtevate:

• potrditev, ali vaše podatke obdelujemo;
• dostop do podatkov in njihovo kopijo;
• popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih podatkov;
• izbris podatkov;
• omejitev obdelave;
• prenosljivost podatkov;
• ugovarjate obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu;
• kadar koli prekličete privolitev.

Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave pred njenim preklicem.

Nekaterih podatkov ne moremo izbrisati takoj, če jih moramo hraniti zaradi zakonodaje, zdravstvene dokumentacije, računovodskih obveznosti ali varovanja pravnih zahtevkov.

Zahtevo lahko pošljete na:

FIZAKTIV, vadba za onemogle na domu, d.o.
Na klancu 16, 1295 Ivančna Gorica
E-pošta: vadba@fizaktiv.si

Na zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, praviloma najpozneje v enem mesecu.

Če menite, da se vaši podatki obdelujejo nezakonito, lahko vložite prijavo pri:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana
Telefon: 01 230 97 30
E-pošta: gp.ip@ip-rs.si

13. Avtomatizirano odločanje

Na podlagi vaših osebnih podatkov ne izvajamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev ali oblikovanja profilov, ki bi imelo pravne ali podobno pomembne učinke za vas.

14. Spremembe obvestila

Obvestilo lahko posodobimo zaradi sprememb zakonodaje, načina izvajanja storitev ali uporabljenih informacijskih rešitev.

Veljavna različica je vedno objavljena na našem spletnem mestu.